Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Versión 2026-09 · Vera Latam S.A.S. · NIT — · Medellín, Colombia

1. Responsable del Tratamiento

Vera Latam S.A.S., empresa constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio en la ciudad de Medellín, es el responsable del tratamiento de los datos personales recabados a través de la plataforma Vera S2P y el sitio web www.veras2p.com.

2. Datos Personales que Recolectamos

Vera S2P recolecta los siguientes datos de los usuarios registrados:

• Datos de identificación empresarial: razón social, NIT, sector económico, ciudad de operación.
• Datos del representante o administrador: nombre completo, cargo, correo electrónico corporativo, teléfono de contacto.
• Documentos legales: RUT, Cámara de Comercio, certificación bancaria, estados financieros (cuando aplique).
• Datos de categorías de compra o suministro declaradas por el usuario.
• Datos de navegación y uso de la plataforma con fines analíticos y de mejora del servicio.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales y empresariales recabados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: Operar, administrar y mejorar la plataforma Vera S2P.
• Verificación y homologación: Validar la identidad legal y operativa de compradores y proveedores.
• Conexión comercial: Facilitar la relación entre compradores y proveedores dentro del ecosistema Vera S2P.
• Comunicaciones: Enviar notificaciones operativas, actualizaciones del servicio y comunicaciones relacionadas con el objeto de la plataforma.
• Compartición con terceros vinculados al negocio: Los datos podrán ser compartidos con empresas aliadas, compradores o proveedores participantes de la plataforma, únicamente para fines directamente relacionados con la operación de compras, la evaluación de proveedores o la gestión de abastecimiento. Vera S2P garantizará que dichos terceros traten los datos bajo condiciones de confidencialidad.
• Análisis estadístico y mejora continua: Generar indicadores agregados de desempeño de la plataforma, sin identificar individualmente a los usuarios.
• Cumplimiento legal: Atender requerimientos de autoridades competentes conforme a la normativa colombiana vigente.

4. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos se fundamenta en:

• El consentimiento libre, previo, expreso e informado otorgado por el titular al momento del registro.
• La ejecución del contrato de servicio derivado del registro en la plataforma.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Vera Latam S.A.S.
• El interés legítimo de Vera S2P en la operación de su plataforma de abastecimiento.

5. Tiempo de Conservación de los Datos (política de retención)

Conservamos los datos y documentos mientras la cuenta o el registro de proveedor esté activo. Después de la última actividad (último envío o actualización del registro) aplicamos estos plazos:

• Registros de proveedor no verificados o rechazados: hasta 730 días; luego se eliminan los documentos y el registro.
• Registros de proveedor verificados: hasta 1825 días, salvo que exista una relación comercial vigente u obligación legal, tributaria o contable de conservación por más tiempo.
• Bitácora de seguridad (accesos y acciones): hasta 1095 días.
• La constancia de su autorización y de sus solicitudes de supresión se conserva como prueba del cumplimiento de esta política.

La eliminación por vencimiento se ejecuta de forma automática y periódica en nuestros servidores, y los respaldos cifrados rotan en un máximo de 30 días.

6. Derechos del Titular de los Datos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares tendrán los siguientes derechos:

• Conocer los datos personales que Vera S2P tiene sobre usted y el uso que se les da.
• Actualizar y rectificar sus datos cuando sean inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

7. Canal de Atención al Titular y mecanismo de supresión

Para ejercer sus derechos o presentar consultas relacionadas con el tratamiento de sus datos, puede:

• Desde el portal: en la sección Mis datos puede ver y descargar toda su información, consultar la fecha y hora en que otorgó su autorización, revocarla y solicitar la eliminación de sus datos. La solicitud queda registrada con fecha y hora y usted puede seguir su estado allí mismo. Al procesarla borramos sus documentos y su registro de proveedor y anonimizamos su cuenta.
• Correo electrónico: [email protected]
• Dirección: Medellín, Colombia

Responderemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos o solicitudes de supresión en un máximo de 15 días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Como prueba de su autorización guardamos la fecha y hora, la dirección IP, el navegador y la versión exacta del aviso que aceptó.

8. Seguridad de los Datos

Vera Latam S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas apropiadas para proteger la información personal contra acceso no autorizado, pérdida, destrucción o alteración. Los documentos cargados en la plataforma son almacenados en servidores seguros con cifrado en tránsito y en reposo.

9. Modificaciones a esta Política

Vera Latam S.A.S. se reserva el derecho de actualizar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios por correo electrónico o mediante aviso visible en la plataforma. El uso continuado de Vera S2P después de la notificación implica la aceptación de los cambios.