Acta de recibo
El equivalente de la entrada de almacén para servicios y para bienes que no pasan por bodega. La firma quien recibió y confirma que lo prestado corresponde a lo contratado.
Glosario de compras y abastecimiento
Los términos que aparecen en el sitio y en los artículos de Vera S2P, explicados en español y sin rodeos: gasto de cola, mandato con representación, homologación, conciliación a tres vías, plazo de pago a proveedores y el resto del vocabulario de compras que se usa a diario y casi nunca se define.
A
Acuerdo de nivel de servicio (ANS)
El compromiso de tiempo y calidad pactado por escrito: en cuánto se responde, en cuánto se emite una orden, en cuánto se corre un proceso. Lo que lo hace exigible no es el número: es que esté escrito y se mida.
Análisis de gasto
Clasificar el histórico de compras contra un catálogo estándar para responder tres preguntas: cuánto se compra en cada categoría, con cuántos proveedores y dónde se está pagando distinto por lo mismo. Es lo que el ERP no muestra, porque el ERP organiza por centro de costos y cuenta contable, no por lo que efectivamente se compra.
Anticipo
Dinero que el comprador entrega antes de que se ejecute la compra. En un mandato se maneja en cuenta segregada y sigue siendo del comprador: no es ingreso de quien lo administra.
Atomización
Una categoría repartida entre más proveedores de los que su volumen justifica. Cada proveedor adicional cuesta crearlo, verificarlo, pagarle y conciliarlo, y ninguno alcanza volumen suficiente para negociar.
B
Beneficiario final
La persona natural que en última instancia posee o controla una empresa, más allá de quién figure como representante legal o como socio en el papel.
Identificarlo es lo que impide que una cadena de sociedades esconda a quién se le está comprando realmente.
En Colombia lo definen los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario, reglamentados por la Resolución DIAN 164 de 2021.
C
Capital de trabajo
Lo que una empresa necesita tener disponible para sostener su operación mientras cobra lo que vendió y paga lo que compró. Es la restricción real que decide cuántas operaciones puede tener abiertas al mismo tiempo.
Centro de costos
La unidad contable a la que se carga un gasto. Sirve para saber quién gastó, no qué se compró: por eso el ERP nunca responde por sí solo una pregunta de categoría.
Certificación de mandatario
Documento que el mandatario emite cada mes, firmado por contador, con el detalle de las operaciones realizadas por cuenta del mandante. Es el soporte con el que el mandante registra el gasto y sustenta el IVA descontable.
Ciclo de compras, de analizar a pagar (S2P)
El recorrido completo de una compra en cinco etapas: analizar el gasto, abastecer, homologar al proveedor, ordenar y pagar. Verlo como ciclo y no como pasos sueltos es lo que evita que se optimice una etapa a costa de otra.
Circular Externa 100-000016 de 2020
La norma de la Superintendencia de Sociedades que creó el SAGRILAFT y define quién está obligado, qué controles debe tener y qué debe poder demostrar.
Código CIIU
La clasificación de actividades económicas con la que se identifica a qué se dedica una empresa. Importa al evaluar financieramente a un proveedor: lo que es un endeudamiento sano en construcción no lo es en comercio.
Commodity (en UNSPSC)
El cuarto y más detallado nivel del catálogo, de ocho dígitos. Nombra el bien o servicio concreto. No confundir con el uso corriente de "commodity" como producto genérico de mercado.
Compra spot recurrente
Lo que se compra una y otra vez como si fuera excepcional: sin contrato, sin acuerdo de precio, cotizando desde cero cada vez. La recurrencia demuestra que era previsible; la ausencia de acuerdo demuestra que nadie lo planeó.
Compras indirectas
Todo lo que la empresa compra para operar sin que entre al producto que vende: mantenimiento, aseo, papelería, servicios profesionales, tecnología. Suelen no tener dueño claro y ahí es donde se acumula el gasto de cola.
Conciliación a tres vías
Contrastar la factura contra la orden de compra y contra la entrada de almacén o el acta de recibo. Las tres piezas tienen que coincidir en precio, cantidad y condiciones. Si no coinciden, no hay conformidad y no se paga.
El cruce entre factura y orden se puede sistematizar; la confirmación de que el bien llegó la hace una persona.
Confirming
Figura por la cual el comprador le informa a una entidad financiera qué facturas va a pagar, y esa entidad le ofrece al proveedor cobrarlas antes del vencimiento. Se apoya en el riesgo del comprador, no en el del proveedor.
Costo total de propiedad (TCO)
Todo lo que cuesta un bien o servicio a lo largo de su vida útil, no solo el precio de compra: instalación, consumo, mantenimiento, repuestos, tiempo de inactividad y disposición final. Es el criterio que explica por qué la oferta más barata suele no serlo.
Cuadro comparativo ponderado (scorecard)
La matriz que compara ofertas contra criterios definidos antes de abrir los sobres, cada uno con su peso. Lo que lo hace válido no es la fórmula: es que los criterios y sus pesos no se ajusten después de ver los precios.
Cuenta segregada
Cuenta bancaria separada de la operativa, destinada exclusivamente a administrar recursos de un tercero. Es lo que impide que los fondos del cliente se mezclen con los de quien los administra.
Cuentas por pagar
El área y el saldo de lo que una empresa le debe a sus proveedores. Cada proveedor adicional es un tercero más que crear, una factura más que radicar y una conciliación más que hacer: por eso el número de contrapartes pesa tanto como el monto.
D
Debida diligencia
El conjunto de verificaciones que se hacen sobre una contraparte antes de contratar y durante la relación: identidad, representación legal, situación documental, consulta en listas y, cuando aplica, origen de fondos.
Se llama reforzada cuando el perfil de riesgo de la contraparte exige ir más allá de la verificación estándar.
Dispersión de precios
El mismo bien o servicio comprado a precios distintos, a proveedores distintos o en momentos distintos, sin que medie una diferencia de especificación que lo justifique. Es la anomalía más fácil de convertir en ahorro porque no requiere renegociar nada: basta con comprar al precio que ya se consiguió.
E
Elementos de protección personal (EPP)
Dotación de seguridad industrial: guantes, calzado, protección visual y auditiva, arneses. Categoría recurrente, normada y fácil de consolidar.
Entrada de almacén
El registro de que lo pedido llegó físicamente, con cantidad y estado. Es la pieza que convierte una promesa de entrega en un hecho verificable.
Equivalente a tiempo completo (FTE)
Unidad para medir carga de trabajo en personas completas. Sirve para comparar operaciones de tamaños distintos sin discutir sobre horas sueltas.
Estados financieros (EEFF)
El balance y el estado de resultados de una empresa. En homologación son el insumo para estimar si un proveedor puede responder por un contrato, no para calificarlo crediticiamente.
F
Factoring
Figura por la cual un proveedor vende sus facturas por cobrar a un tercero para recibir el dinero antes del vencimiento. El costo lo asume el proveedor.
Float
El tiempo que el dinero permanece disponible entre que se recibe y que se desembolsa. En un mandato con anticipo es lo que hace esa modalidad más barata que el pago directo — por el float, no por menor riesgo.
G
Gasto de cola (tail spend)
La parte del gasto repartida en muchas transacciones de poco valor unitario y muchos proveedores: poca plata y mucho trabajo. No se define por un corte de monto sino por el perfil de la transacción —cuántas órdenes, de qué tamaño y con cuántos proveedores—, y es donde el costo administrativo suele comerse cualquier diferencia de precio que se haya conseguido al comprar.
Gasto evitado (soft savings)
Ahorro que no se refleja en una salida de caja menor: evitar un incremento anunciado, sostener un precio frente a una devaluación, mejorar una condición de pago, reducir tiempo de gestión. Es real y se reporta, pero se reporta aparte. Mezclarlo con el ahorro duro es la forma más común de inflar un resultado, y es lo primero que un CFO detecta.
Gasto fuera de contrato (off-contract)
Compras hechas por fuera de los acuerdos vigentes, a proveedores no contratados o en condiciones distintas a las pactadas. Erosiona el ahorro ya negociado sin aparecer en ningún reporte.
H
Homologación
Verificar que un proveedor existe, está al día en sus obligaciones, puede responder y no figura en listas restrictivas. Incluye documentación con control de vigencia, declaraciones de contraparte, evaluación financiera y consulta en listas, con reconsulta anual.
No es pedir el RUT.
I
Inventario administrado por el proveedor (VMI)
Esquema en el que el proveedor se hace responsable de mantener el nivel de existencias en las instalaciones del comprador, y factura contra consumo. Traslada la administración del inventario a quien mejor conoce la rotación del producto.
L
Ley 1581 de 2012
El régimen general de protección de datos personales en Colombia. Exige autorización previa, expresa e informada del titular, una finalidad determinada, y garantiza el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos.
Es la razón por la que un proveedor solo aparece en un directorio compartido si autorizó expresamente que su información se comparta.
Línea base
El punto de comparación acordado por escrito antes de intervenir una categoría: qué se compraba, a quién, a qué precio y en qué condiciones. Sin línea base escrita, cualquier cifra de ahorro es una opinión.
Listas restrictivas
Listados oficiales de personas y entidades con las que está prohibido o desaconsejado contratar. Las tres vinculantes en Colombia son la del Consejo de Seguridad de la ONU (Ley 1121 de 2006), la de la OFAC del Tesoro de Estados Unidos y la de la Unión Europea.
Consultarlas y dejar registro con fecha es parte de la debida diligencia sobre cualquier proveedor nuevo.
M
Mandante
La parte que otorga el mandato y por cuya cuenta se ejecuta la operación. En un mandato de compras, la empresa compradora.
Mandatario
La parte que ejecuta la operación por cuenta del mandante. En un mandato de compras, quien gestiona la compra frente a los proveedores.
Mandato comercial
Contrato por el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra. Está regulado en el Código de Comercio, artículos 1262 y siguientes. Puede otorgarse con representación o sin ella.
Mandato con representación
Modalidad en la que el mandatario actúa en nombre y por cuenta del mandante, de modo que los efectos del acto recaen directamente sobre este. En compras significa que los bienes son del comprador desde el principio: el mandatario gestiona la operación y nunca toma la titularidad.
Es la diferencia con la reventa, y es lo que sostiene todo el tratamiento tributario.
Mantenimiento, reparación y operaciones (MRO)
La categoría de repuestos, insumos y servicios que sostienen la operación de planta y de instalaciones. Muchas referencias, poco valor unitario, alta urgencia percibida: el perfil exacto del gasto que consume tiempo sin que nadie lo negocie.
O
Orden de compra (OC)
El documento que formaliza la compra frente al proveedor: qué, cuánto, a qué precio, cuándo y bajo qué condiciones. Emitirla antes de que llegue el bien es lo que separa una compra de un gasto que aparece después en una factura.
P
Pareto
La observación de que una parte pequeña de los elementos concentra la mayor parte del efecto. En compras: pocos proveedores y pocas categorías suelen concentrar la mayoría del gasto, mientras la mayoría de las líneas concentra la mayoría del trabajo.
Persona Expuesta Políticamente (PEP)
Quien ejerce o ejerció funciones públicas prominentes, junto con sus familiares y asociados cercanos. Ser PEP no inhabilita para contratar: obliga a aplicar debida diligencia reforzada y a documentar la decisión.
La norma vigente en Colombia es el Decreto 830 de 2021.
Plazo de pago a proveedores (DPO)
Cuántos días, en promedio, tarda una empresa en pagarle a sus proveedores. Estirarlo mejora el flujo del comprador y empeora el del proveedor: por eso es una condición que se negocia, no una variable que se optimiza sola.
Pliego
El documento que define qué se pide, con qué especificación, en qué cantidad, con qué nivel de servicio y qué se considera cumplimiento. Es lo que todos los proveedores reciben igual, y lo que hace que las ofertas sean comparables.
Procurement
El término en inglés para la función de compras entendida más allá de la transacción: incluye analizar el gasto, estudiar el mercado de suministro, seleccionar proveedores, negociar y administrar el contrato.
Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)
Régimen de la Superintendencia de Sociedades orientado a prevenir el soborno y la corrupción, incluido el soborno transnacional. Es un régimen distinto del SAGRILAFT, con su propia norma y sus propios obligados, aunque a muchas empresas les apliquen los dos.
Lo expide la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021 de la Superintendencia de Sociedades.
R
RFx
Nombre genérico de los procesos competitivos —RFI, RFQ, RFP y RFS— cuando no importa cuál de ellos. La "x" es el comodín.
S
SAGRILAFT
Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Es el régimen que la Superintendencia de Sociedades exige a las empresas del sector real que superan ciertos umbrales de ingresos o activos.
Obliga a conocer a la contraparte, documentarlo y poder mostrarlo.
SARLAFT
El régimen equivalente para las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera. Persigue el mismo riesgo que SAGRILAFT pero aplica a otro universo de empresas y lo expide otra autoridad.
Los dos nombres no son intercambiables, y confundirlos es el error más común al hablar del tema.
Solicitud de cotización (RFQ)
Se usa cuando la especificación está cerrada y lo único que se compara es precio y condiciones. Exige que todos los oferentes reciban exactamente el mismo alcance.
Solicitud de información (RFI)
Se usa cuando todavía no se sabe quién puede hacer el trabajo ni de qué formas. No pide precio: pide capacidad, experiencia y alternativas. Sirve para armar la lista corta, no para adjudicar.
Solicitud de propuesta (RFP)
Se usa cuando el proveedor propone la solución y hay que evaluar la parte técnica junto con la comercial. Usar un RFQ donde correspondía un RFP es lo que produce la oferta barata que después no cumple.
Solicitud de solución (RFS)
Se usa cuando lo que se pone sobre la mesa es el problema, no la especificación: el comprador describe qué necesita resolver y el proveedor propone cómo. Se diferencia del RFP en que ahí el alcance ya viene acotado por el comprador; en un RFS, acotarlo es parte de lo que se está evaluando.
Es el instrumento indicado cuando el mercado sabe más que el comprador sobre cómo hacerlo.
Sourcing
La búsqueda y negociación con proveedores: definir el alcance, identificar quién puede atenderlo, salir a mercado, comparar y negociar. Es la etapa donde se decide la mayor parte del ahorro, antes de que empiece la negociación propiamente dicha.
T
Tercerización de procesos (BPO)
Entregarle a un tercero la operación de un proceso completo, no solo una tarea. En compras significa que el tercero recibe la solicitud, cotiza, emite la orden, hace seguimiento y responde por tiempos pactados.
Tiempo de ciclo (cycle time)
Cuánto se demora un proceso de punta a punta: de la solicitud a la orden, o de la orden a la entrega. Es la medida que revela si el cuello de botella está en compras, en el solicitante o en el proveedor.
Transaccionalidad
Cuántas operaciones de compra hay y de qué tamaño. Dos empresas con el mismo gasto anual pueden tener cargas de trabajo completamente distintas: la diferencia está en cuántas órdenes hizo falta para gastarlo.
Triangulación de compras
Esquema en el que un tercero compra por cuenta de una empresa: los proveedores le facturan a ese tercero y la empresa conserva un solo interlocutor. Bajo mandato con representación, la mercancía nunca es propiedad del intermediario.
No reduce el número de proveedores. Reduce el número de contrapartes que hay que crear, pagar y conciliar.
U
UNSPSC
El catálogo estándar de productos y servicios de Naciones Unidas. Clasifica en cuatro niveles —segmento, familia, clase y commodity— y permite que tres compras registradas con tres descripciones distintas queden agrupadas en una sola categoría.
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