El gasto que no está clasificado no se puede controlar
La mayoría de las empresas conoce su gasto por centro de costos, no por categoría. Esa diferencia es la que impide negociar, presupuestar y detectar concentración de riesgo. Vera S2P clasifica el gasto contra el catálogo UNSPSC, verifica a los proveedores y opera las compras bajo mandato, con trazabilidad documental de cada decisión.
Las cuatro preguntas que hoy no tienen respuesta rápida
¿Cuánto compramos de cada cosa?
El ERP responde por centro de costos y por cuenta contable. Ninguna de las dos sirve para negociar: para eso hace falta la categoría, y casi nunca está.
¿A cuántos proveedores le compramos lo mismo?
La duplicación en el maestro de proveedores no se ve hasta que se clasifica. Es donde suele estar el sobreprecio que nadie registró como sobreprecio.
¿Con quién estamos contratando realmente?
Sin verificación documental y sin consulta en listas restrictivas, el riesgo de contraparte no está medido. No es un tema de compras: es exposición de la compañía.
¿Qué pasa cuando el que compraba se va?
Si el criterio, los contactos y los precios viven en la cabeza de una persona, la continuidad del abastecimiento depende de que esa persona siga ahí.
Lo que se pone bajo control
Visibilidad del gasto
Tu histórico clasificado contra el catálogo UNSPSC, con concentración por categoría, número de proveedores por categoría y dispersión de precios para referencias equivalentes. Es el insumo que vuelve presupuestable lo que hoy es un agregado contable.
El ahorro típico en las categorías que se intervienen está entre 5% y 15%, y el punto de comparación queda documentado antes de empezar. Sin línea base escrita, cualquier cifra de ahorro es una opinión.
Riesgo de contraparte
Verificación documental con vigencia, evaluación financiera del proveedor y consulta en las tres listas vinculantes: Consejo de Seguridad de la ONU (Ley 1121 de 2006), OFAC y Unión Europea. El expediente queda armado y se reconsulta cada año.
Es el soporte que un régimen de autocontrol como SAGRILAFT —Circular Externa 100-000016 de 2020 de la Superintendencia de Sociedades— exige poder mostrar.
Trazabilidad
Cada compra deja registro: quién solicitó, qué se pidió, a quién se le cotizó, con qué criterio se decidió y quién aprobó. No es para auditar a nadie: es para que la decisión se pueda explicar seis meses después, cuando ya nadie se acuerda.
Continuidad
El histórico clasificado, la base de proveedores homologados y los contratos son de tu empresa y son portables. Si termina la relación con Vera, se entregan. Está escrito en el contrato marco.
Cómo queda la relación contractual
- Vehículo: mandato con representación.
- Código de Comercio, artículos 1262 y siguientes. Vera compra por cuenta de tu empresa, con tu aprobación, y nunca toma la titularidad de los bienes.
- Cómo se factura.
- Los proveedores facturan a Vera. Cada mes Vera emite una certificación de mandatario firmada por contador y una factura aparte por sus honorarios. El tratamiento tributario del mandato está reglado en el Decreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.4.9, y en el Concepto DIAN 003634 de 2024.
- Qué se firma.
- Un contrato marco y anexos de alcance de una página por cada categoría o servicio. Abrir o cerrar un alcance no requiere renegociar el contrato.
- Tope de responsabilidad.
- Doce meses de honorarios.
- Datos personales.
- Vera actúa como encargado del tratamiento y tu empresa como responsable, en los términos de la Ley 1581 de 2012.
- Antes de recibir el primer archivo
- se firma un acuerdo de confidencialidad. Ni la identidad de tus proveedores ni los precios que pagas se comparten con otros clientes.
Una sola contraparte en cuentas por pagar
Bajo mandato, tu equipo de cuentas por pagar deja de conciliar con decenas de proveedores pequeños y pasa a tener un solo interlocutor. La factura consolidada aplica en las modalidades donde Vera administra el pago.
Próximamente
La estructura de plazo a proveedores con un aliado financiero está en desarrollo: se explica el mecanismo, no se ofrece todavía.
Lecturas para este caso
- Contrato de mandato en compras: legalidad en Colombia
El contrato de mandato está en el Código de Comercio y la DIAN lo reconoce: cómo funciona la triangulación de compras y cuál es su soporte legal en Colombia.
- SAGRILAFT en compras: guía para el director financiero
Qué exige SAGRILAFT al área de compras: conocimiento del proveedor, beneficiario final, listas restrictivas y la debida diligencia que protege a tu empresa.
Lo que nos preguntan
¿Esto aumenta o reduce el costo total de comprar?
Depende del alcance, y por eso la secuencia empieza con un diagnóstico sin costo: primero se ve el tamaño de la oportunidad y después se decide. Lo que sí cambia de inmediato es que el costo de comprar se vuelve visible, porque hoy está repartido entre varias áreas y no aparece como tal en ningún rubro.
¿Vera maneja nuestro dinero?
Solo en las modalidades donde tu empresa lo decide, y en ese caso los recursos se manejan en una cuenta segregada, nunca en la cuenta operativa de Vera. En la modalidad más simple, tu empresa paga directo al proveedor.
¿Cómo se acredita el ahorro?
Con una línea base escrita y acordada antes de intervenir la categoría, y la comparación contra esa línea. Si no hay línea base, no reportamos ahorro.
¿Qué pasa con los proveedores que ya tenemos negociados?
Se quedan. La intervención empieza por las categorías donde hay dispersión de precios y duplicación de proveedores, no por las que ya están bien.
¿Quién responde si un proveedor incumple?
La relación de suministro es entre tu empresa y el proveedor; Vera responde por la gestión del proceso y por los tiempos pactados en el contrato. El alcance y los límites están definidos por escrito, incluido el tope de responsabilidad.
¿Esto nos obliga a cambiar de ERP?
No. Trabajamos contra tus sistemas actuales. La plataforma de Vera es opcional y no condiciona el servicio.
Relacionado: las cinco etapas del ciclo · las tres situaciones · si tu equipo de compras está saturado · casos documentados
Empieza por el número, no por la propuesta
El diagnóstico de gasto se hace sobre datos que ya tienes, no cuesta nada y te deja el insumo para decidir. Tres cupos al mes.